Der Termin, den nur einer sieht

Der Kunde ruft an, ein Termin wird vereinbart, der Monteur trägt ihn in seinen eigenen Handykalender ein. Am Empfang notiert jemand einen zweiten Termin für den selben Tag — in einem anderen Kalender, der niemand sonst gehört. Beide Termine sind sauber dokumentiert. Nur eben nicht am selben Ort.

Das fällt lange nicht auf. Bis zwei Kunden um neun Uhr denselben Monteurerwarten, und einer davon vergeblich wartet.

Woran man merkt, dass der Kalender nicht wirklich geteilt ist

Ein paar Anzeichen wiederholen sich in fast jedem Betrieb, der über Handykalender und Zuruf plant:

• Die Frage „Ist am Donnerstag noch was frei?" wird per Telefon oder WhatsApp an den Kollegen weitergereicht — statt einfach nachgeschaut.
• Ist jemand im Urlaub oder krank, weiß niemand, welche Termine diese Person eigentlich hatte.
• Ein für „nächste Woche" zugesagter Rückruftermin taucht in keinem Kalender auf, den ein zweiter Mensch sieht.
• Der Kunde ruft an und fragt, ob heute wirklich noch jemand kommt — weil von Nexoro-Seite niemand bestätigt hat.
• Zwei Mitarbeiter planen unabhängig voneinander beim selben Kunden, weil keiner vom Termin des anderen wusste.

Für sich genommen ist jeder dieser Fälle ein Einzelfall. In Summe ist es der Grund, warum die Terminplanung am Telefon läuft statt im System.

Was das wirklich kostet

Nicht der Kalender selbst — Handykalender sind kostenlos. Teuer ist die verpasste Fahrt: ein Monteur fährt zu einem Termin, der schon storniert war, weil die Absage nur beim Empfang ankam. Ein zweiter Monteur wird spontanlosgeschickt, weil niemand sah, dass der erste ohnehin frei war. Der Kunde, der zweimal anruft, weil das erste Mal niemand zurückgerufen hat.

Ein Terminkalender, den außer einem selbst niemand sieht, ist kein Terminkalender — er ist ein Notizzettel.

Eine einfache Prüfung

Eine Woche lang mitschreiben, wo neue Termine tatsächlich landen: im Diensthandy, im privaten Google-Kalender, auf einem Zettel am Empfang, in einer WhatsApp-Nachricht. Und daneben notieren, wer diesen Termin außer der eintragenden Person noch sehen kann. Bei den meisten Betrieben lautet die ehrliche Antwort in der Mehrzahl der Fälle: niemand.

Danach lohnt sich die Frage, wie ein Termin heute tatsächlich zustande kommt. Wird er einem Auftrag zugeordnet, oder existiert er nur als Uhrzeit ohne Zusammenhang? Ein Kalender, der weiß, zu welchem Kunden und Auftrag ein Termin gehört, verhindert nicht nur Doppelbuchungen — er erspart auch das Nachfragen, worum es bei dem Termin überhaupt ging.

Ehrlicherweise gehört dazu: Wer allein arbeitet oder ein sehr kleines, ständig zusammensitzendes Team ist, hat dieses Problem selten. Geteilte Kalender lohnen sich dort, wo Termine entstehen, während der, der sie wahrnimmt, gerade woanders unterwegs ist.

Wie das bei Nexoro aussieht

Der Kalender in Nexoro ist von Anfang an auf Teilen ausgelegt: Kalenderlassen sich mit Lese- oder Schreibrecht für Kollegen freigeben, laufen im Zwei-Wege-Sync mit Google Calendar und Microsoft 365 und können per iCal-Link abonniert werden. Termine hängen fest am Auftrag, nicht lose in der Luft — auch wenn ein Kunde sich selbst über die öffentliche Buchungsstrecke einen Termin holt, landet der direkt im richtigen Auftrag statt als isolierter Kalendereintrag. Für wiederkehrende Terminarten gibt es fertige Terminvorlagen mit Textvariablen, sodass nicht jedes Mal neu formuliert werden muss. Und weil Anrufe, E-Mails und der WhatsApp-Verlauf im selben Auftrag sichtbar sind, muss für den Kontext eines Termins nicht erst in drei anderen Programmen nachgeschaut werden. Wenn Sie prüfen wollen, ob das zu Ihrem Terminalltag passt: Schreiben Sie uns, wie bei Ihnen ein Termin heute entsteht, wir sehen uns das gemeinsam an.