Begriffe kurz erklärt

Die Vokabeln, die in Angeboten, Rechnungen und Schnittstellen vorkommen — ohne Marketing-Sprech.

Grundbegriffe

ERP: Enterprise Resource Planning. Software, die die betrieblichen Ressourcen eines Unternehmens in einem System führt — Aufträge, Lager, Einkauf, Rechnungswesen und Personal, statt jeweils ein eigenes Programm dafür.
CRM: Customer Relationship Management. Die Verwaltung von Kontakten, Interessenten und Kunden samt der gesamten Kommunikation mit ihnen — wer wann was gesagt hat, und was daraus geworden ist.
Auftragsabwicklung: Der Weg eines Auftrags von der Anfrage über Angebot, Ausführung und Lieferung bis zur Rechnung. In einer Software bildet sich dieser Weg als Abfolge von Status ab.
Mandantenfähigkeit: Die Fähigkeit einer Software, mehrere Kunden getrennt voneinander zu betreiben. Die Trennung kann logisch erfolgen (gemeinsame Tabellen mit einer Mandantenspalte) oder physisch, mit einer eigenen Datenbank je Kunde.
White-Label: Der Betrieb einer Software unter fremdem Namen und Erscheinungsbild — eigenes Logo, eigene Farben, eigene Domain und auf Wunsch ein eigener Produktname.

Angebot: Ein verbindliches Preisangebot an einen Kunden, meist mit Gültigkeitsdatum. Nimmt der Kunde an, wird daraus ein Auftrag.
Auftragsbestätigung: Die schriftliche Bestätigung, dass ein Auftrag zustande gekommen ist, mit dem vereinbarten Umfang und Preis. Sie hält fest, was tatsächlich beauftragt wurde.
Lieferschein: Der Beleg, der eine Warenübergabe dokumentiert. Er nennt die gelieferten Positionen und Mengen, aber keine Preise.
Servicebericht: Die Dokumentation einer erbrachten Leistung vor Ort — was gemacht wurde, wie lange es gedauert hat und welches Material verbraucht wurde. Häufig vom Kunden gegengezeichnet.
Kalkulation: Die Ermittlung des Verkaufspreises aus den Selbstkosten plus Aufschlag. Sie zeigt, welche Marge in einer Position tatsächlich steckt.
Mahnwesen: Der gestufte Prozess, mit dem offene Rechnungen eingefordert werden — von der Zahlungserinnerung über förmliche Mahnstufen bis zu Mahnspesen und Verzugszinsen.

UID-Nummer: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, mit der ein Unternehmen im EU-Binnenmarkt eindeutig identifiziert wird. Sie ist Voraussetzung für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen.
Reverse Charge: Die Umkehr der Steuerschuld: Nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer. Die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer ausgestellt und muss darauf hinweisen.
Kleinunternehmerregelung: Eine Befreiung von der Umsatzsteuer für Unternehmen unterhalb einer Umsatzgrenze. Rechnungen werden ohne Umsatzsteuer gestellt, im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug.
Innergemeinschaftliche Lieferung: Eine Warenlieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat. Sie ist unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei, unter anderem bei gültiger UID des Empfängers.
DSGVO: Die Datenschutz-Grundverordnung der EU. Sie regelt, unter welchen Bedingungen personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen und welche Rechte betroffene Personen haben.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Der nach Art. 28 DSGVO vorgeschriebene Vertrag zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter. Er legt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen fest.

REST-API: Eine Programmierschnittstelle, über die andere Systeme Daten lesen und schreiben können — per HTTP, üblicherweise im JSON-Format. Sie ist der Weg, eine Software an eine andere anzubinden.
Idempotenz: Die Eigenschaft, dass ein wiederholter Aufruf dasselbe Ergebnis liefert wie der erste. Bei Schnittstellen verhindert sie, dass ein nach einem Netzwerkfehler wiederholter Aufruf einen Datensatz ein zweites Mal anlegt.
DATANORM: Ein im deutschsprachigen Raum verbreitetes Austauschformat für Artikelstammdaten zwischen Großhandel und Handwerk. Es liefert Artikelnummern, Bezeichnungen, Preise und Rabattgruppen in einer einheitlichen Struktur.
GTIN / EAN: Die weltweit eindeutige Artikelnummer hinter einem Barcode. GTIN ist die aktuelle Bezeichnung, EAN die frühere europäische.
SKU: Stock Keeping Unit — die betriebsinterne Artikelnummer. Anders als die GTIN wird sie vom Unternehmen selbst vergeben und muss nur intern eindeutig sein.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Eine Anmeldung, die neben dem Passwort einen zweiten Nachweis verlangt — etwa einen zeitlich begrenzten Code aus einer App. Ein gestohlenes Passwort allein genügt dann nicht mehr.