Счета, напоминания об оплате и whitelabel — всё в той же системе, что и заказ.
Бухгалтерия и финансы ведут счета, предложения и договоры на тех же данных заказа, что и продажи, оформляют каждый PDF в фирменном стиле с собственными текстами для каждой страны и позволяют самостоятельно создавать шаблоны документов и текстовые переменные для документов и писем — вместо ведения счетов в отдельной системе.
Все показатели одним взглядом, без экспорта в Excel
Открытые позиции, просроченные счета, а также чистая и валовая выручка доступны за любой выбранный период, вместе со статусами счетов в виде диаграммы и выручкой по месяцам в виде графика — на основе тех же данных заказа, что предложение и счёт, а не в отдельно ведущейся таблице.
- Открытые позиции, просроченные счета, чистая и валовая выручка за любой период.
- Статусы счетов в виде диаграммы: черновик, открыт, просрочен, оплачен.
- Открытие просроченных и недавно созданных счетов прямо из обзора.
Единый статусный процесс для каждого типа документа
Счета, предложения и договоры ведутся в отдельных списках со статусом (черновик, открыт, просрочен, оплачен или отправлен/не отправлен), фильтрами по периоду — месяц, квартал, год — и одинаковым набором действий: открыть PDF, распечатать, скачать или отправить напрямую. Договоры работают как регулярное выставление счетов с интервалом и датой следующего счёта.
- Статус черновик/открыт/просрочен/оплачен для счетов, отправлен/не отправлен для предложений.
- Регулярные договоры с интервалом, датой следующего счёта и историей счетов.
- Скачивание всех договоров одним ZIP-архивом — для бухгалтера или архива.
Позиции слева, готовый PDF справа — вживую
Каждый документ проходит статусы черновик, счёт, отправлен и оплачен в виде наглядного степпера. Позиции, группы и рабочее время вносятся слева, промежуточный итог, НДС и общая сумма пересчитываются вживую, а справа отображается предпросмотр того, как именно будет выглядеть итоговый PDF — включая водяной знак «черновик», пока документ не подтверждён.
- Позиции, группы и рабочее время фиксируются в одной таблице.
- Живой предпросмотр PDF во время редактирования документа.
- Загрузка шаблона или сохранение текущего документа как нового шаблона.
Каждый PDF в фирменном стиле — для каждой страны
На выбор — три макета, от классического до современного счёта, а шапка и подвал несут название компании, адрес и VAT-номер в виде HTML вместо фиксированного шаблона. Свободные тексты для предложений, накладных и сервисных отчётов можно задавать отдельно для каждой страны, а переключатель по типу документа включает электронную подпись со свободно именуемыми ролями, например «клиент» или «техник».
- Три макета PDF на выбор, а также HTML-шапка и подвал в фирменном стиле.
- Отдельные свободные тексты для каждой страны — Германия, Австрия, Швейцария.
- Электронная подпись для каждого типа документа с произвольно именуемыми ролями.
Собственные шаблоны документов — как конструктор, без команды разработчиков
С помощью мастера документов собственные шаблоны — наряд на работу, акт замера или протокол встречи — собираются из готовых элементов: логотип компании, данные клиента, адрес выполнения работ, информация о заказе и другое — перетаскиванием на страницу. Каждый шаблон получает собственный шаблон письма и WhatsApp-сообщения для отправки, а также свою структуру папок для сгенерированных PDF.
- Элементы перетаскиванием: логотип компании, данные клиента, адрес и другое.
- Привязка шаблона к заказу или учёту времени — в зависимости от назначения.
- Собственный шаблон письма, WhatsApp-сообщения и папка назначения для каждого шаблона.
От напоминания об оплате до второго уровня — автоматически
Уровни напоминаний — от простого напоминания об оплате до формальных претензий с пенями и процентами за просрочку — настраиваются свободно, каждый со своим шаблоном письма и диапазоном нумерации. Текстовые переменные, такие как имя клиента, номер счёта или срок оплаты, доступны как в документах, так и в письмах — одинаково быстрая, единообразная коммуникация с клиентами, партнёрами и поставщиками вместо ручного набора каждого текста.
- Свободная настройка уровней напоминаний — от напоминания до претензии с пенями.
- Пени и проценты учитываются отдельно, исходный счёт остаётся открытым.
- Текстовые переменные одинаково для клиентов, партнёров и поставщиков — в документе и письме.
